RFP 제안서에서 예산 산정은 수주 성공의 결정적 요인입니다. 너무 높으면 탈락하고, 너무 낮으면 프로젝트 진행이 어려워지죠. 이 글에서는 클라이언트의 신뢰를 얻으면서도 에이전시의 수익성을 지키는 합리적인 예산 산정 방법을 단계별로 알려드립니다. 초보자도 쉽게 따라할 수 있도록 실전 예시와 체크리스트를 함께 제공합니다.
제안서를 작성하다 보면 가장 고민되는 부분이 바로 예산 산정입니다.
"경쟁사보다 비싸면 어떡하지?" "너무 낮게 쓰면 품질을 의심받지 않을까?" "클라이언트 예산을 모르는데 어떻게 맞춰야 하지?"
이런 고민, 누구나 합니다. 예산은 단순한 숫자가 아니라 에이전시의 전문성과 프로젝트 이해도를 보여주는 핵심 지표이기 때문입니다.
클라이언트는 예산을 보며 이렇게 판단합니다:
그래서 예산 산정은 전략적 접근이 필요합니다.
원가 기반 산정은 실제 투입되는 인건비, 외주비, 경비를 계산해서 마진을 더하는 방식입니다. 가장 기본적이고 안전한 방법이지만, 클라이언트가 느끼는 가치를 반영하지 못할 수 있습니다.
가치 기반 산정은 프로젝트가 클라이언트에게 가져다줄 비즈니스 성과를 기준으로 책정하는 방식입니다. 예를 들어, 매출 10억 증대가 예상되는 캠페인이라면 3천만원 예산도 합리적으로 보일 수 있죠.
초보자 팁: 두 방식을 모두 계산해보고, 그 중간 지점에서 최종 금액을 결정하세요.
일부 RFP는 총액만 요구하지만, 대부분은 세부 항목별 견적을 원합니다.
항목별로 나누면:
먼저 RFP 문서를 꼼꼼히 읽고 실제 필요한 작업을 리스트업하세요.
클라이언트가 명시한 것:
클라이언트가 명시하지 않았지만 필요한 것:
숨어있는 작업을 찾아내는 것이 정확한 예산 산정의 첫걸음입니다.
각 작업에 필요한 인력과 공수를 계산합니다.
예시:
여기서 중요한 것은 버퍼 시간 확보입니다. 클라이언트 피드백, 수정 요청, 예상치 못한 이슈를 위해 전체 공수의 15-20%를 추가하세요.
직급별, 직무별 시간당 단가를 설정합니다.
시장 평균 참고:
총 인건비 = (각 직무 공수 × 단가)의 합계
여기에 외주비, 라이선스 비용, 서버 비용 등 직접 경비를 더합니다.
원가에 간접비(사무실 임대료, 관리비, 복리후생비 등)와 마진을 더해야 합니다.
일반적으로:
최종 견적 = (직접 원가 + 간접비) × (1 + 마진율)
산출한 금액이 시장 가격대와 맞는지 확인하세요.
만약 시장 가격보다 너무 높다면:
단순히 숫자만 나열하지 말고, 각 항목의 산정 근거를 함께 제시하세요.
예시:
[UX/UI 디자인] 8,000,000원
- 사용자 리서치 및 페르소나 설계: 20시간
- 와이어프레임 제작 (15개 페이지): 30시간
- 상세 디자인 (PC/모바일): 50시간
- 디자인 시스템 구축: 20시간
- 시니어 디자이너 투입 (80,000원/시간)이렇게 쓰면 클라이언트가 "왜 이 금액인지" 이해하고 납득할 수 있습니다.
1단계: 작업 항목 정의
2단계: 공수 산정
| 작업 항목 | 담당 | 공수(시간) | 단가(원) | 소계(원) |
|---|---|---|---|---|
| 기획/전략 | PM | 40 | 120,000 | 4,800,000 |
| UX/UI | 시니어 디자이너 | 80 | 80,000 | 6,400,000 |
| 프론트엔드 | 시니어 개발자 | 120 | 100,000 | 12,000,000 |
| 백엔드 | 시니어 개발자 | 100 | 100,000 | 10,000,000 |
| QA | 주니어 | 30 | 50,000 | 1,500,000 |
직접 인건비 합계: 34,700,000원
3단계: 추가 비용
4단계: 최종 견적
"예산이 3천만원이라고 들었는데, 우리도 딱 3천만원으로 맞출까요?"
이건 위험합니다. 실제 필요한 원가를 무시하고 금액만 맞추면:
올바른 접근: 합리적인 견적을 먼저 산정하고, 클라이언트 예산과 차이가 있다면 범위 조정을 제안하세요.
완벽한 프로젝트는 없습니다. 항상 예상치 못한 일이 생기죠.
최소 15-20%의 버퍼를 포함하지 않으면, 결국 무급 추가 작업을 하게 됩니다.
"경쟁사가 5천만원에 제안했대. 우리도 그 정도로 맞춰야 할까요?"
가격 경쟁만으로는 이길 수 없습니다. 오히려:
"총 5천만원입니다."
이렇게만 쓰면 클라이언트는 불안합니다.
항상 세부 항목과 근거를 명시하세요.
"디자인 수정은 몇 번까지 가능한가요?" "추가 페이지가 필요하면 어떻게 되나요?"
이런 질문에 대한 답을 견적서에 미리 포함하세요:
A. 사전 미팅이나 이메일로 예산 범위를 물어보세요. "효과적인 제안을 위해 대략적인 예산 규모를 알려주시면 감사하겠습니다"라고 정중히 요청하면 대부분 알려줍니다. 만약 알려주지 않는다면, 최소/표준/프리미엄 3가지 옵션으로 제안하는 것도 좋은 방법입니다.
A. 무조건 거절하지 말고, 범위 조정을 제안하세요. "현재 예산으로는 전체 작업이 어렵지만, 1단계로 핵심 기능만 먼저 구축하고 2단계로 확장하는 방안을 제안드립니다." 이렇게 하면 프로젝트를 살릴 수 있습니다.
A. 가격이 아닌 가치를 강조하세요. "저희는 프로젝트 후 3개월간 무상 유지보수를 제공합니다", "전담 PM이 배정되어 소통이 원활합니다", "5년 이상 경력의 시니어급만 투입됩니다" 같은 차별화 포인트를 부각하세요.
A. 견적서에는 "VAT 별도" 또는 "VAT 포함"을 명확히 표기하세요. 일반적으로 B2B 거래에서는 "VAT 별도"로 표기하고, 최종 청구 시 10%를 추가합니다. 공공기관 RFP는 VAT 포함 금액을 요구하는 경우가 많으니 RFP 문서를 잘 확인하세요.
A. 6개월 이상 장기 프로젝트는 단계별로 나누어 산정하세요. 예를 들어 "기획 단계 1개월
공수 (Man-Hour): 한 사람이 한 시간 동안 투입되는 작업량의 단위. 예를 들어 2명이 10시간 작업하면 20공수입니다.
버퍼 (Buffer): 예상치 못한 상황에 대비해 추가로 확보하는 시간이나 예산. 일반적으로 전체의 15-20% 수준입니다.
마진 (Margin): 원가에 더해지는 이익. 회사의 수익성을 결정하는 중요한 요소로, 보통 15-25% 수준입니다.
직접비: 프로젝트에 직접 투입되는 비용. 인건비, 외주비, 라이선스 비용 등이 포함됩니다.
간접비: 프로젝트에 직접 투입되지는 않지만 회사 운영에 필요한 비용. 임대료, 관리비, 복리후생비 등입니다.
원가 기반 산정: 실제 들어가는 비용을 계산해서 가격을 정하는 방식. 가장 기본적이고 안전한 방법입니다.
가치 기반 산정: 클라이언트가 얻게 될 비즈니스 가치를 기준으로 가격을 정하는 방식. 고부가가치 프로젝트에 적합합니다.
VAT (부가가치세): 재화나 서비스 공급 시 부과되는 세금. 한국에서는 10%이며, B2B 거래에서는 별도 표기가 일반적입니다.
제안서 제출 전, 이 체크리스트로 최종 점검하세요:
□ 작업 범위 정의
□ 인력 투입 계획
□ 비용 계산
□ 시장 검증
□ 견적서 작성
□ 차별화 요소
RFP 예산 산정은 단순한 계산 작업이 아닙니다.
클라이언트의 니즈를 정확히 이해하고, 우리의 역량을 적정 가격으로 표현하는 전략적 커뮤니케이션입니다.
너무 낮은 가격으로 프로젝트를 따내면, 결국 품질 저하와 팀 소진으로 이어집니다. 너무 높은 가격은 아예 기회조차 얻지 못하게 만들죠.
오늘 소개한 6단계 프로세스를 따라가면:
핵심 포인트: 정확한 작업 범위 정의 → 현실적인 공수 산정 → 적정 마진 확보 → 근거 있는 제시
에이달은 10년 이상의 디지털 프로젝트 경험을 바탕으로, 합리적이면서도 경쟁력 있는 예산 산정 노하우를 보유하고 있습니다.
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