RFP 제안서에서 가장 민감한 부분은 바로 예산입니다. 너무 높으면 탈락하고, 너무 낮으면 적자 프로젝트가 됩니다. 이 글에서는 클라이언트를 설득하면서도 우리 회사의 수익을 보장하는 합리적인 예산 산정 방법을 초보자도 쉽게 따라할 수 있도록 단계별로 안내합니다. 실제 사례와 구체적인 계산 공식까지 포함해 바로 실무에 적용할 수 있습니다.
많은 마케팅 에이전시 실무자들이 제안서 예산 책정에서 가장 큰 고민을 합니다.
"이 금액이 적정한가?" "경쟁사는 얼마에 제안할까?" "클라이언트 예산을 모르는데 어떻게 써야 하지?"
이런 질문들은 모두 정상입니다. RFP 예산 산정은 과학이자 예술이기 때문입니다.
좋은 견적서는 클라이언트에게 '이 금액이 합리적이다'라는 확신을 주면서도, 우리 회사의 이익을 보장하는 균형점을 찾아야 합니다.
원가 기반 산정은 프로젝트 수행에 필요한 실제 비용을 계산한 후, 적정 마진을 더하는 방식입니다.
가장 기본적이고 안전한 방법입니다. 초보자도 쉽게 따라할 수 있죠.
계산 공식:
총 견적가 = (인건비 + 외주비 + 운영비) × (1 + 마진율)
예를 들어, 인건비 3,000만원 + 외주비 1,000만원 + 운영비 500만원 = 4,500만원이 원가라면, 20% 마진을 더해 5,400만원으로 제안하는 것입니다.
가치 기반 산정은 클라이언트가 얻을 비즈니스 가치를 기준으로 책정합니다.
예를 들어, 우리의 마케팅 캠페인으로 클라이언트가 10억원의 매출 증대를 기대한다면, 그 가치의 5~10%를 견적으로 제시할 수 있습니다.
이 방법은 고급 전략이지만, 클라이언트의 ROI(투자 대비 수익)를 명확히 제시할 수 있을 때 강력합니다.
시장 기반 산정은 경쟁사들의 평균 가격대를 참고하는 방식입니다.
업계 평균을 알고 있다면, 그 범위 내에서 우리의 차별화 요소에 따라 조정합니다.
비슷한 프로젝트가 시장에서 보통 5,000~7,000만원대에 거래된다면, 우리의 강점과 약점을 고려해 6,000만원으로 제안하는 식입니다.
가장 먼저 해야 할 일은 프로젝트 범위를 정확히 파악하는 것입니다.
RFP 문서를 꼼꼼히 읽고, 다음 질문에 답하세요:
범위가 불명확하면 예산도 불명확해집니다. 의문점이 있다면 클라이언트에게 사전 질의를 반드시 하세요.
인건비는 대부분 프로젝트 예산의 60~70%를 차지합니다.
다음 공식으로 계산하세요:
인건비 = 투입 인력 × 투입 공수(M/M) × 단가
예시:
여기서 M/M은 'Man-Month'의 약자로, 한 사람이 한 달 동안 풀타임으로 일하는 공수를 의미합니다.
직접 수행할 수 없는 작업은 외주비로 책정합니다.
모든 항목에 10~15%의 예비비를 추가하는 것이 안전합니다. 예상치 못한 비용이 항상 발생하기 때문입니다.
간접비는 회사 운영에 필요한 고정비용입니다.
보통 직접비(인건비 + 외주비)의 15~25%를 간접비로 책정합니다.
마진은 회사의 이익입니다. 업계 평균은 10~20%이지만, 프로젝트 난이도와 위험도에 따라 조정합니다.
최종 계산 예시:
단순히 숫자만 나열하면 클라이언트는 이해하기 어렵습니다.
다음과 같이 구조화하세요:
[견적서 구조 예시]
1. 프로젝트 개요 및 범위
2. 투입 인력 및 역할
- PM 1명 (0.5 M/M)
- 디자이너 1명 (1.0 M/M)
- 개발자 1명 (2.0 M/M)
3. 세부 비용 내역
- 인건비: 1,950만원
- 외주비: 950만원
- 간접비: 580만원
- 예비비: 520만원
4. 총 금액: 4,000만원 (VAT 별도)
5. 결제 조건: 계약금 30% / 중도금 40% / 잔금 30%각 항목마다 왜 이 비용이 필요한지 1~2줄로 설명을 추가하면, 클라이언트의 이해도와 신뢰도가 크게 높아집니다.
실제 사례를 통해 감을 잡아보겠습니다.
[클라이언트 요구사항]
[우리의 견적 산정 프로세스]
1단계: 범위 정의
2단계: 인력 및 공수 계산
3단계: 외주 및 부대비용
4단계: 최종 견적
5단계: 가치 제안 추가
견적서에 다음과 같은 가치 설명을 덧붙입니다:
"이번 브랜드 리뉴얼을 통해 귀사는 경쟁사 대비 20% 높은 브랜드 인지도를 확보하고, B2B 신규 고객 유치율을 30% 개선할 수 있습니다. 3,300만원의 투자로 연간 5억원 이상의 매출 증대 효과를 기대할 수 있습니다."
이렇게 ROI를 구체적 숫자로 제시하면 클라이언트는 가격이 아닌 가치에 집중하게 됩니다.
제안서 제출 전, 다음 항목을 반드시 점검하세요:
□ 프로젝트 범위가 RFP 요구사항과 100% 일치하는가?
□ 모든 투입 인력의 역할과 공수가 명확한가?
□ 외주비 견적을 실제로 받아봤는가?
□ 예비비(Contingency)를 포함했는가?
□ 경쟁사 예상 가격대를 조사했는가?
□ 클라이언트 예산 범위를 추정했는가?
□ 가격 대비 가치 제안이 명확한가?
□ 결제 조건이 우리 회사 현금흐름에 적합한가?
A. 세 가지 방법을 활용하세요.
첫째, RFP 문서에서 힌트를 찾으세요. "중소 규모 프로젝트" 같은 표현이나, 과거 공고 금액을 참고할 수 있습니다.
둘째, 직접 물어보세요. 사전 질의 기간에 "예산 가이드를 제공해주실 수 있나요?"라고 정중히 요청하면, 의외로 답변하는 경우가 많습니다.
셋째, 3단계 견적(Low/Mid/High)을 제시하세요. 기본/표준/프리미엄 옵션으로 구성하면 클라이언트가 선택할 수 있어 좋습니다.
A. 가격이 아닌 가치로 승부하세요.
"우리가 20% 비싸지만, 프로젝트 완료 후 A/S 기간이 2배 길고, 전담 PM이 배정되며, 성과 측정 리포트를 매월 제공합니다"처럼 차별화 요소를 구체적으로 나열하세요.
또한 위험 감소 가치를 강조하세요. "저가 업체는 중간에 프로젝트를 포기하거나 품질이 낮을 위험이 있지만, 우리는 10년간 단 한 건의 중도 포기도 없었습니다."
A. 역산 공식을 사용하세요.
시장 평균가가 5,000만원이라면, 거기서 역산합니다:
이제 "2,480만원 인건비로 프로젝트를 완수할 수 있나?"를 검토하면 됩니다. 불가능하면 견적을 올리거나, 범위를 조정해야 합니다.
A. 절대 무조건 깎지 마세요. 대신 범위를 조정하세요.
"예산이 3,000만원이시라면, 웹사이트 페이지 수를 5개에서 3개로 줄이고, 브로슈어를 12페이지에서 8페이지로 축소하면 가능합니다"처럼 가격에 맞는 범위를 역제안하세요.
또는 단계별 진행을 제안하세요. "1차로 로고와 명함만 3,000만원에 진행하고, 3개월 후 예산이 확보되면 웹사이트를 추가하는 건 어떨까요?"
A. 네, 공공기관은 예정가격 제도를 사용합니다.
공공기관은 사전에 예정가격(비공개)을 정하고, 그 범위 내에서 가장 낮은 가격을 제시한 업체가 유리합니다.
따라서 공공 RFP에서는 최저가 전략보다는 적격심사 제도를 활용하세요. 가격 배점이 30~40%이고 나머지는 기술/품질 평가이므로, 가격을 약간 낮추되 기술 제안을 강화하는 것이 효과적입니다.
공공기관 사업은 표준품셈, 노임단가 등 정부 고시 기준을 따라야 하므로, 관련 자료를 미리 확보하세요.
한 사람이 한 달 동안 풀타임으로 일하는 작업량 단위입니다. 0.5 M/M은 한 사람이 2주 동안 일하거나, 두 사람이 1주씩 일하는 것과 같습니다.
프로젝트를 수행하는 데 실제로 들어가는 모든 비용입니다. 인건비, 외주비, 재료비, 운영비 등을 포함합니다.
견적가에서 원가를 뺀 회사의 순이익입니다. "마진율 20%"는 원가가 100만원이면 견적가는 120만원이라는 뜻입니다.
특정 프로젝트에 직접 귀속되지 않지만, 회사 운영에 필수적인 고정비용입니다. 사무실 임대료, 관리 인력 급여, 소프트웨어 구독료 등이 해당됩니다.
예상치 못한 비용이나 위험에 대비하기 위해 견적에 추가하는 여유 자금입니다. 보통 직접비의 10~15%를 책정합니다.
투자 대비 수익률입니다. 클라이언트가 우리 프로젝트에 5,000만원을 투자해서 2억원의 매출 증대를 얻으면, ROI는 300%입니다.
원가가 아닌, 클라이언트가 얻는 비즈니스 가치를 기준으로 가격을 책정하는 전략입니다. 고급 컨설팅이나 전략 프로젝트에 적합합니다.
공공기관이 사전에 설정하는 비공개 기준 가격입니다. 입찰가가 예정가격 범위를 벗어나면 탈락할 수 있습니다.
RFP 예산 산정은 단순한 계산이 아닙니다. 클라이언트를 설득하고, 경쟁에서 이기며, 우리 회사의 수익을 보장하는 전략적 작업입니다.
오늘 배운 내용을 요약하면:
이 가이드를 따라 견적서를 작성하면, 클라이언트에게 "이 회사는 전문적이고 신뢰할 수 있다"는 인상을 줄 수 있습니다.
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에이달은 10년 이상 수백 건의 RFP 제안서를 작성하며 축적한 노하우를 보유하고 있습니다. 단순히 견적만 계산하는 것이 아니라, 클라이언트 설득 전략부터 경쟁사 분석, 가치 제안 설계까지 전 과정을 함께합니다.
특히 디지털 마케팅, 브랜딩, 콘텐츠 제작 분야에서 에이달의 체계적인 예산 산정 프로세스는 수주율을 평균 40% 이상 높이는 결과를 만들어냈습니다.
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