제안요청서(RFP) 예산 산정은 단순한 비용 계산이 아닌 프로젝트 수주의 성패를 가르는 전략적 과정입니다.
2026년 현재, AI 전환 사업 확대와 정부 R&D 예산 19.3% 증가(35.3조 원)로 프로젝트 기회는 늘어나지만, 약 95%의 AI 프로젝트가 실패하는 현실 속에서 '숨어있는 비용'을 간과하면 수익성을 잃게 됩니다.
실제로 한 기업은 GPU 구매 비용 3,000만원을 예산에 반영하지 못해 손실을 보았습니다.
이 글에서는 클라이언트 기대 예산, 실제 원가, 시장 경쟁가의 균형점을 찾는 5단계 RFP 예산 산정 프로세스와 실무 체크리스트를 공유합니다.
RFP(Request for Proposal, 제안요청서)는 클라이언트가 프로젝트 수행 업체를 선정하기 위해 작성하는 공식 문서입니다.
쉽게 말해 "이런 프로젝트를 이렇게 해주세요"라는 의뢰서인데요.
여기에는 프로젝트 배경, 목적, 요구사항, 일정, 예산 범위 등이 담겨 있습니다.
많은 실무자들이 견적을 단순히 "원가 + 마진"으로 계산합니다.
하지만 전략적 견적 산정은 세 가지 요소의 교차점을 찾는 과정입니다:
이 세 가지가 만나는 지점에서 수주 가능성과 수익성을 동시에 확보할 수 있습니다.
핵심 포인트: 너무 높으면 탈락하고, 너무 낮으면 적자 프로젝트가 됩니다. 전략적 균형이 핵심입니다.
2026년에는 공공·민간 프로젝트 모두 AI 전환(AX) 요구사항이 기본으로 포함됩니다.
RFP에 "AI 기반 데이터 분석", "머신러닝 모델 구축" 같은 항목이 명시되는데요.
문제는 AI 프로젝트의 95%가 실제 배포 단계에서 실패한다는 점입니다.
따라서 견적에는 GPU 비용, AI 전문 인력, 실패 리스크 관리 비용까지 포함해야 합니다.
2026년 정부 R&D 예산은 전년 대비 19.3% 증가한 35.3조 원입니다.
AI, 바이오, 콘텐츠, 방산, 에너지, 제조 등 6대 첨단 산업에 집중 투자되는데요.
이는 관련 분야 RFP가 증가하고, 예산 규모도 커진다는 의미입니다.
과거의 워터폴 방식 대신 애자일(Agile) 개발을 요구하는 RFP가 늘고 있습니다.
애자일은 프로젝트를 작은 단위로 나눠 진행하는 방식인데요.
예산 산정 시 단계별 인력 투입, 스프린트별 산출물 비용을 세분화해야 합니다.
한 IT 기업이 공공 SW 사업을 수주했습니다.
RFP에는 "데이터 분석 시스템 구축"만 명시되어 있었는데요.
프로젝트 진행 중 클라이언트가 "AI 기반 예측 기능을 추가해달라"고 요청했습니다.
문제는 이를 위해 최신 GPU와 AI 개발자가 필요했지만, 계약서에는 관련 비용이 없었다는 점입니다.
결국 회사는 GPU 구매 비용 3,000만원을 자체 부담해야 했습니다.
중요: RFP에 명시되지 않았더라도, 프로젝트 수행 과정에서 필연적으로 발생할 비용을 미리 예측하고 견적에 반영해야 합니다.
RFP 문서를 받으면 최소 3번 이상 정독하세요.
매번 다른 관점으로 읽는 것이 핵심입니다:
1차 독해: 전체 흐름 파악 (프로젝트 배경, 목적, 일정)
2차 독해: 세부 요구사항 체크 (필수 산출물, 기능 명세, 성능 기준)
3차 독해: 숨은 요구사항 찾기 ("~등", "필요시", "포함" 같은 모호한 표현)
체크리스트:
클라이언트가 생각하는 예산대를 파악하는 것이 중요합니다.
방법 1: RFP 문서 내 힌트 찾기
방법 2: 사전 미팅 활용
방법 3: 공공 입찰 정보 조회
팁: 공공기관 RFP는 과거 낙찰가의 ±15% 범위 내에서 결정되는 경우가 많습니다.
손익분기점을 정확히 파악해야 합니다.
총 원가 = 직접비 + 간접비 + 일반관리비직접비 항목:
간접비 항목:
일반관리비:
프로젝트: AI 기반 고객 분석 대시보드 구축 (6개월)
여기에 이익률 20%를 더하면 최종 견적은 약 2억 2,000만원입니다.
경쟁사가 어떤 가격대로 제안할지 예측해야 합니다.
분석 방법:
포지셔닝 전략:
주의: 무조건 저가 입찰은 위험합니다. 프로젝트 품질 저하와 수익성 악화로 이어질 수 있습니다.
이제 세 가지 요소를 종합합니다:
최종 견적 결정: 2억 1,000만원 제안
협상 전략:
견적서 제출 전 반드시 확인하세요:
A: 세 가지 방법을 시도해보세요.
첫째, 담당자에게 "유사 프로젝트의 일반적인 예산 범위"를 간접적으로 질문하세요.
둘째, 공공 프로젝트라면 나라장터에서 과거 낙찰가를 검색하세요.
셋째, 우리 회사 원가 기준으로 최소 견적을 산출하되, 시장 평균을 참고해 합리적인 범위를 제시하세요.
A: 가치 기반 접근(Value-based Pricing)을 활용하세요.
"우리는 5% 비싸지만, 프로젝트 완료 후 귀사는 연간 3억 원의 비용 절감 효과를 얻습니다"처럼 구체적인 ROI를 제시하세요.
또한 차별화 포인트(전문 인력, 레퍼런스, 애프터서비스)를 강조하고, 단계별 납품으로 리스크를 분산하는 대안을 제안하세요.
A: 계약서에 "범위 변경 관리(Change Management)" 조항을 반드시 포함하세요.
"RFP 범위 외 추가 요구사항은 별도 견적 후 계약 변경"이라고 명시하면 됩니다.
또한 견적서에 10~15%의 예비비(Contingency)를 포함해 소규모 변경은 흡수할 수 있도록 준비하세요.
A: AI 프로젝트는 95%가 실패한다는 통계를 감안해 3단계 접근을 권장합니다.
1단계(PoC): 소규모 개념 검증 (전체 예산의 20%)
2단계(Pilot): 제한적 범위 테스트 (30%)
3단계(Full Deploy): 전체 시스템 구축 (50%)
각 단계별 성과 검증 후 다음 단계 진행 여부를 결정하도록 제안하면 클라이언트도 리스크를 낮출 수 있습니다.
A: 공공기관은 예정가격 제도가 있어 상한선이 명확합니다.
나라장터에서 과거 낙찰률(보통 85~95%)을 참고해 견적을 산정하세요.
반면 민간기업은 협상 여지가 크므로, 클라이언트의 예산 상황과 프로젝트 긴급도에 따라 유연하게 대응할 수 있습니다.
공공은 '가격 경쟁력', 민간은 '가치 제안'에 초점을 맞추세요.
클라이언트가 프로젝트 수행 업체를 선정하기 위해 작성하는 공식 문서로, 프로젝트의 배경, 목적, 요구사항, 일정, 예산 범위 등이 포함됩니다.
기업이 인공지능 기술을 도입해 비즈니스 프로세스, 제품, 서비스를 혁신하는 과정입니다. 디지털 전환(DX)의 다음 단계로 주목받고 있습니다.
프로젝트를 작은 단위(스프린트)로 나눠 반복적으로 개발하는 방법론입니다. 요구사항 변경에 유연하게 대응할 수 있어 최근 선호되는 방식입니다.
핵심 기능만 포함한 초기 버전 제품입니다. 시장 반응을 빠르게 테스트하고, 예산을 절약할 수 있어 스타트업과 신규 프로젝트에서 많이 활용됩니다.
원가가 아닌, 고객이 얻게 될 가치(매출 증대, 비용 절감 등)를 기준으로 가격을 책정하는 전략입니다.
AI 모델 학습에 필수적인 고성능 연산 장치입니다. NVIDIA의 A100, H100 같은 제품이 대표적이며, 대당 수천만 원에 달합니다.
공공기관의 입찰 정보를 공개하는 정부 사이트(www.g2b.go.kr)로, 과거 낙찰가와 입찰 공고를 확인할 수 있습니다.
수익과 비용이 정확히 일치하는 지점으로, 이보다 낮은 견적은 손실을 의미합니다. 최소 견적 산정의 기준이 됩니다.
지금까지 RFP 예산 산정 시 '숨어있는 비용'까지 잡아내는 5단계 노하우를 살펴봤습니다.
핵심을 다시 정리하면:
특히 2026년에는 AI 요구사항이 필수화되고, 정부 R&D 예산이 35.3조 원으로 확대되면서 기회가 늘어나고 있습니다.
하지만 GPU 비용 3,000만원 손실 사례처럼, 숨어있는 비용을 간과하면 수익성을 잃게 됩니다.
견적은 단순한 숫자가 아닌, 클라이언트를 설득하고 프로젝트 성공을 보장하는 전략적 도구입니다.
10년간 수백 건의 RFP를 분석하고 제안서를 작성해온 에이달(ADALL)은 견적 산정부터 제안서 작성, 프레젠테이션까지 전 과정을 지원합니다.
"우리 프로젝트 견적이 적정한지 궁금하신가요?"
"RFP 분석이 어려워 고민이신가요?"
무료 컨설팅을 통해 귀사의 제안서 경쟁력을 높여드립니다.
지금 바로 문의하세요.
에이달 (ADALL)
성공적인 프로젝트 수주, 에이달과 함께 시작하세요.
무료 컨설팅 받아보고 싶다면?
무료 컨설팅 신청하기