성공적인 RFP 대응은 개인의 능력이 아닌 팀워크의 결과물입니다. 하지만 많은 에이전시들이 제안서 작성 과정에서 역할 분담 혼선, 마감 시간 압박, 커뮤니케이션 오류로 고전합니다. 이 글에서는 10년간 100건 이상의 RFP를 수주한 경험을 바탕으로, 제안서 작성 팀의 협업 효율을 극대화하는 실전 프로젝트 관리 전략을 소개합니다. 체계적인 역할 분담부터 실시간 협업 도구 활용, 리스크 관리까지 단계별로 알려드립니다.
한 편의 제안서를 완성하려면 전략 기획자, 크리에이티브 디자이너, 카피라이터, 재무 담당자, 프로젝트 매니저 등 다양한 전문가의 협업이 필수입니다.
각자의 전문성이 조화롭게 결합될 때 비로소 클라이언트의 마음을 움직이는 제안서가 탄생합니다.
핵심 포인트: 아무리 훌륭한 아이디어도 팀원 간 소통이 원활하지 않으면 제안서에 제대로 반영되지 않습니다.
RFP 공고부터 제출까지 평균 2~4주의 짧은 기간 동안 모든 작업을 완료해야 합니다.
이 시간 안에 리서치, 전략 수립, 콘텐츠 작성, 디자인, 검토, 수정을 마치려면 체계적인 프로젝트 관리가 필수입니다.
비효율적인 협업 방식은 야근과 스트레스로 이어지고, 결국 제안서 품질 저하로 연결됩니다.
역할: 전체 일정 관리, 팀원 간 커뮤니케이션 조율, 품질 관리
역할: RFP 분석, 클라이언트 요구사항 파악, 제안 방향성 수립
역할: 비주얼 컨셉 기획, 디자인 총괄, 브랜드 아이덴티티 구현
역할: 제안서 텍스트 작성, 메시지 전달력 강화
역할: 예산 산정, 일정 계획, 리소스 배분
목표: 전체 팀원이 RFP 요구사항과 제안 방향성을 정확히 이해
Notion, Trello, Asana 등 프로젝트 관리 도구에 태스크 등록실전 팁: 킥오프 미팅 내용을 문서화하여 공유 드라이브에 업로드하세요. 나중에 "이거 누가 하기로 했죠?" 같은 혼선을 방지할 수 있습니다.
목표: 클라이언트 심층 분석 및 차별화 전략 도출
협업 포인트: 리서치 자료는 Google Drive 공유 폴더에 실시간 업로드하여 모든 팀원이 접근 가능하도록 합니다.
목표: 각자의 전문 영역에서 최고 품질의 결과물 생산
Figma, Google Docs 댓글 기능으로 실시간 피드백 주고받기제안서_전략파트_v3_0115.docx)주의사항: 각자 작업에만 몰두하면 전체 일관성이 깨집니다. 최소 2일에 1회는 전체 팀 동기화 미팅을 가지세요.
목표: 분절된 콘텐츠를 하나의 완결된 제안서로 통합
협업 도구 추천:
Figma (실시간 공동 작업 가능)Google Docs (변경 이력 추적)Frame.io (영상/이미지 리뷰)목표: 완벽에 가까운 제안서 완성 및 발표 준비
실수 방지 팁: 제출 24시간 전에는 새로운 수정을 하지 마세요. 막판 수정은 오히려 새로운 오류를 만들 수 있습니다.
목표: 안전한 제출 및 피드백 수집
Notion: 올인원 협업 플랫폼
Trello: 칸반 보드 방식의 직관적 태스크 관리
Asana: 복잡한 프로젝트의 타임라인 관리
Slack: 실시간 메시징 및 채널별 소통
Zoom / Google Meet: 원격 미팅 및 화면 공유
Google Workspace: 실시간 공동 편집
Figma: 디자인 협업의 혁명
문제점: "이거 누가 하기로 했죠?" "저는 A를 하는 줄 알았는데 B도 제가 해야 하나요?"
해결책: RACI 매트릭스 활용
각 태스크마다 RACI를 명확히 정의하세요.
문제점: 하루 종일 회의만 하고 정작 제안서 작성 시간이 부족
해결책: 회의 규칙 설정
문제점: 이메일, 메신저, 공유 드라이브 곳곳에 흩어진 자료
해결책: 단일 정보 저장소(Single Source of Truth) 구축
/RFP_ABC회사/리서치/전략/디자인/최종본)YYYYMMDD_카테고리_버전_작성자.확장자)문제점: 마감 2일 전까지 여유롭다가 갑자기 패닉 모드
해결책: 마일스톤 기반 일정 관리
문제점: "이거 별로인데요" 같은 막연한 피드백, 또는 마감 직전에 대폭 수정 요구
해결책: 피드백 프로토콜 수립
상황: 제출 기한 3주, 경쟁 에이전시 12개, 제안서 분량 100페이지 이상
우리의 접근법:
결과: 12개 경쟁사 중 최종 2개 에이전시에 선정, 발표 후 수주 성공
성공 요인: 명확한 역할 분담, 일일 커뮤니케이션, 체계적 프로젝트 관리 도구 활용
A: 프로젝트별로 PM 역할을 돌아가며 맡는 방식을 추천합니다. 대표나 시니어급이 항상 PM을 맡으면 번아웃이 오기 쉽습니다. 주니어에게도 기회를 주면 성장하고, 팀 전체의 프로젝트 관리 역량이 향상됩니다. 또한 Trello나 Notion 같은 도구가 PM의 많은 업무를 자동화해줍니다.
A: 비동기 커뮤니케이션을 적극 활용하세요. 모든 것을 실시간 회의로 해결하려 하면 시간대가 다른 팀원과 협업이 불가능합니다. Loom으로 화면 녹화 영상을 남기거나, Notion에 상세한 문서를 작성하면 각자 편한 시간에 확인하고 피드백할 수 있습니다. 단, 중요한 의사결정은 반드시 실시간 회의로 진행하세요.
A: 의견 충돌은 자연스러운 현상입니다. 중요한 것은 "누가 옳은가"가 아니라 "클라이언트에게 무엇이 최선인가"를 기준으로 판단하는 것입니다. 두 의견을 모두 프로토타입으로 만들어 팀 전체가 평가하거나, 클라이언트 관점에서 A/B 테스트 형식으로 선택하세요. 최종 결정은 PM 또는 프로젝트 리더가 내리되, 결정 이유를 투명하게 공유하세요.
A: 즉시 전체 팀에 공유하고 영향 범위를 평가하세요. 변경 사항이 크다면 일정 재조정이 필요합니다. 클라이언트에게 "변경 사항 반영 가능하지만, 추가 시간이 필요하다"고 솔직하게 소통하는 것도 방법입니다. 대부분의 클라이언트는 합리적인 요청에는 마감을 연장해줍니다. 변경 이력을 문서화하여 나중에 "이건 왜 이렇게 했죠?" 질문에 대비하세요.
A: 즉시 개인 면담을 진행하세요. 업무량이 과도한지, 역할이 불명확한지, 개인적 문제가 있는지 파악합니다. 필요하다면 업무를 재분배하거나, 외부 프리랜서를 투입하세요. "이번 RFP는 포기하더라도 팀원의 건강이 우선"이라는 마인드가 중요합니다. 장기적으로는 한 사람에게 과도한 업무가 집중되지 않도록 역량 분산이 필요합니다.
제안 요청서. 클라이언트가 특정 프로젝트나 서비스를 위해 여러 에이전시에게 제안서 제출을 요청하는 공식 문서입니다.
프로젝트 전체를 총괄하고 일정, 예산, 품질, 리스크를 관리하는 역할. 팀원 간 커뮤니케이션의 허브 역할을 합니다.
프로젝트의 주요 단계 완료 시점. 예: "리서치 완료", "초안 작성 완료", "최종 검토 완료" 등. 진행 상황을 측정하는 기준점입니다.
업무를 "할 일", "진행 중", "완료"로 시각화하는 프로젝트 관리 방식. Trello가 대표적인 칸반 도구입니다.
매일 짧게(10~15분) 서서 진행하는 회의. 각자 "어제 한 일", "오늘 할 일", "장애물"을 공유하여 빠른 동기화를 목표로 합니다.
역할과 책임을 명확히 하는 프레임워크. Responsible(실행자), Accountable(책임자), Consulted(자문), Informed(정보 수신자)를 정의합니다.
실시간이 아닌, 각자 편한 시간에 메시지를 확인하고 답변하는 소통 방식. 원격 근무에서 특히 유용합니다.
문서나 파일의 변경 이력을 추적하고 이전 버전으로 복구할 수 있도록 관리하는 것. 파일명에 날짜와 버전 번호를 붙이는 것이 기본입니다.
10년간 수백 건의 RFP를 경험하며 확신하게 된 것이 있습니다. 아무리 뛰어난 개인도 체계적인 팀워크를 이길 수 없다는 사실입니다.
명확한 역할 분담, 효율적인 커뮤니케이션, 체계적인 프로젝트 관리 시스템이 갖춰진 팀은 짧은 시간 안에 높은 품질의 제안서를 완성합니다.
Notion 또는 Trello 무료 버전으로 시작에이달은 10년 이상의 디지털 마케팅 경험을 바탕으로 RFP 분석부터 제안서 작성, 발표 준비까지 전 과정을 체계적으로 지원합니다.
우리는 단순히 제안서를 만드는 것이 아니라, 클라이언트의 비즈니스 목표를 이해하고 실현 가능한 솔루션을 제시합니다.
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