2025년, RFP 경쟁에서 승리하는 비결은 제안서 제출 이전에 있습니다. 실제로 성공적인 제안의 약 70%는 RFP가 공식 발행되기 전에 이미 승부가 결정됩니다. 단순히 좋은 제안서를 쓰는 것만으로는 부족합니다. 클라이언트와의 전략적인 사전 커뮤니케이션을 통해 신뢰를 구축하고, 니즈를 정확히 파악하며, 최적의 파트너로 포지셔닝하는 것이 핵심입니다. 이 글에서는 RFP 성공률을 극대화하는 실전 사전 커뮤니케이션 전략을 단계별로 안내합니다.
RFP(Request for Proposal, 제안요청서)는 클라이언트가 프로젝트를 진행하기 위해 여러 에이전시나 업체에게 제안서 제출을 요청하는 공식 문서입니다.
쉽게 말해, "우리 회사에 이런 프로젝트가 있는데, 누가 가장 잘할 수 있는지 제안서를 보내주세요"라고 공고하는 것이죠.
많은 분들이 RFP를 받은 후에야 제안서 작성을 시작합니다. 하지만 이미 늦은 경우가 많습니다.
사전 커뮤니케이션은 RFP가 발행되기 전부터 잠재 클라이언트와 관계를 맺고, 그들의 진짜 고민을 이해하며, 신뢰를 쌓는 모든 활동을 말합니다.
예를 들어, 식당을 선택할 때 처음 가는 곳보다 단골 식당을 선택하는 것과 비슷합니다. 이미 맛을 알고, 주인과 친분이 있다면 선택은 쉬워지죠.
2025년에는 디지털 전환 가속화로 인해 RFP 발행량이 크게 증가할 전망입니다.
특히 AI 기반 마케팅, 데이터 분석, 옴니채널 전략 등 요구사항이 더욱 복잡해지고 있습니다.
AI는 RFP 초안 작성, 응답 품질 평가, 정보 요약 등을 자동화하여 효율성을 높이고 있습니다.
하지만 AI가 대체할 수 없는 것은 사람 간의 신뢰와 관계입니다.
증가하는 RFP에 모두 대응하기는 불가능합니다.
가장 적합한 기회를 선별하고, 고부가가치 업무에 집중하는 전략이 필수적입니다.
2025년부터 국책 연구 사업 RFP에는 TRL(기술성숙도) 지정이 의무화됩니다.
사업 목적과 성과물 특성에 따라 맞춤형 관리 체계가 운영되므로, 사전에 이러한 기준을 이해하고 준비해야 합니다.
목표: 우선순위가 높은 잠재 클라이언트를 선정하고 조사합니다.
실행 방법:
업종·규모·예산 기준으로 분류 - 우리 에이전시의 강점과 매칭되는 업종 선정 - 예상 프로젝트 규모와 예산 범위 파악
핵심 의사결정권자 파악 - LinkedIn에서 CMO, 마케팅 디렉터, 사업 담당자 검색 - 회사 웹사이트에서 최신 뉴스, 프레스 릴리스 확인
우선순위 점수 매기기 - 적합도(Fit), 관계 수준(Relationship), 시급성(Urgency) 기준으로 평가 - 상위 10~15개 타겟 선정
체크리스트:
목표: 부담 없이 첫 접촉을 시도하고 관계의 문을 엽니다.
실행 방법:
업계 이벤트 참석 - 컨퍼런스, 세미나, 네트워킹 행사에서 자연스럽게 만남 - 명함 교환 후 24시간 내 LinkedIn 연결 요청
가치 있는 콘텐츠 공유 - 클라이언트 업종 관련 인사이트 리포트 발송 - "최근 귀사의 XX 캠페인을 보고 감명받았습니다" 등 개인화된 메시지
간단한 인사 이메일 - 즉각적인 미팅 요청보다는 관계 시작에 초점 - "향후 도움이 될 만한 정보가 있으면 공유하겠습니다"
이메일 예시:
안녕하세요, [이름]님
저는 디지털 마케팅 에이전시 에이달의 [담당자]입니다.
최근 귀사의 리브랜딩 캠페인을 보고 깊은 인상을 받았습니다.
특히 [구체적인 요소]가 업계에서 돋보였습니다.
혹시 관심 있으실까 싶어, 최근 B2B 브랜딩 트렌드 리포트를 첨부합니다.
향후 도움이 될 만한 인사이트가 있으면 공유하겠습니다.
좋은 하루 되세요!목표: 클라이언트의 진짜 고민과 니즈를 깊이 이해합니다.
실행 방법:
30~60분 커피 미팅 제안 - "제안서를 드리려는 것이 아니라, 업계 트렌드를 나누고 싶습니다" - 온라인 미팅도 OK, 부담 없는 분위기 조성
질문 기술 활용 - "현재 가장 큰 마케팅 과제는 무엇인가요?" - "이전 프로젝트에서 아쉬웠던 점은?" - "이상적인 파트너는 어떤 모습인가요?"
경청에 집중 - 즉각적인 해결책 제시보다는 이해가 우선 - 메모하며 진심으로 듣는 모습 보이기
주의사항:
목표: 경쟁사와 차별화되는 가치를 제공하며 신뢰를 쌓습니다.
실행 방법:
맞춤형 인사이트 리포트 - 클라이언트 업종의 최신 트렌드 분석 - 경쟁사 벤치마킹 자료 - "귀사를 위해 특별히 준비했습니다" 메시지
무료 마케팅 진단 - 현재 웹사이트, SNS 채널 간단 분석 - 개선 포인트 2~3가지 제시 - 부담 없는 수준의 가치 제공
정기적인 정보 공유 - 2주에 1회 정도 유용한 아티클이나 케이스 스터디 공유 - "이 자료가 도움이 될 것 같아 보내드립니다"
실제 사례:
한 B2B SaaS 기업의 CMO와 3개월간 관계를 형성한 에이전시가 있었습니다. LinkedIn을 통해 접촉한 후, 업계 리브랜딩 성공 사례 리포트를 제공했고, 니즈 파악 미팅을 거쳐 실무팀과도 소통했습니다. RFP가 발행되었을 때, 이미 클라이언트의 니즈를 정확히 파악하고 있었고, 맞춤형 제안서로 프로젝트를 수주했습니다.
목표: RFP 발행 시 최우선 파트너로 떠오르도록 준비합니다.
실행 방법:
핵심 니즈 재확인 - "지난번 말씀하신 XX 과제는 여전히 우선순위인가요?" - 변경된 사항이나 추가 요구사항 파악
비공식 피드백 요청 - "만약 프로젝트를 진행하신다면, 어떤 접근이 가장 효과적일까요?" - RFP 발행 전 방향성에 대한 힌트 얻기
즉시 대응 체계 구축 - 내부 팀에 사전 브리핑 - 제안서 초안 준비 - RFP 발행 즉시 48시간 내 제출 목표
A: 통계에 따르면, 사전 관계 없이 제출된 제안서의 성공률은 5~10%에 불과합니다. 반면 사전 커뮤니케이션을 거친 경우 성공률은 40~50%까지 올라갑니다. 약 4~5배의 차이가 발생하는 것이죠.
A: 평균적으로 8~12주가 적정합니다. 너무 짧으면 신뢰 구축이 어렵고, 너무 길면 기회를 놓칠 수 있습니다. 클라이언트의 의사결정 사이클을 고려하여 조절하세요.
A: 3회 법칙을 적용하세요. 첫 이메일 후 1주일 뒤 2차 연락, 다시 1주일 뒤 3차 연락을 시도합니다. 3회 후에도 응답이 없으면 우선순위를 낮추고 다른 타겟에 집중하세요. 집착하지 말고 효율적으로 움직이는 것이 중요합니다.
A: 개인화와 진정성이 핵심입니다. 단순히 템플릿 이메일을 보내는 것이 아니라, 클라이언트의 구체적인 상황을 언급하고, 맞춤형 인사이트를 제공하세요. "이 회사를 위해 특별히 준비했다"는 느낌을 주는 것이 중요합니다.
A: 그런 경우에도 즉시 전화나 이메일로 간단한 질문을 던지세요. "RFP를 검토 중인데, XX 부분에 대해 조금 더 이해하고 싶습니다"라고 접근하면, 짧은 시간에도 관계를 시작할 수 있습니다. 아무것도 안 하는 것보다 훨씬 낫습니다.
RFP (Request for Proposal, 제안요청서) 클라이언트가 프로젝트 수행을 위해 여러 업체에게 제안서 제출을 요청하는 공식 문서입니다. 프로젝트 목표, 요구사항, 예산, 일정 등이 포함됩니다.
TRL (Technology Readiness Level, 기술성숙도) 기술의 완성도와 실용화 준비 정도를 나타내는 9단계 척도입니다. 1단계(기초 연구)부터 9단계(실제 운영)까지 있으며, 2025년부터 국책 연구 사업 RFP에 의무 표기됩니다.
사전 커뮤니케이션 (Pre-RFP Communication) RFP가 공식 발행되기 전에 잠재 클라이언트와 관계를 형성하고, 니즈를 파악하며, 신뢰를 구축하는 모든 활동을 말합니다.
의사결정권자 (Decision Maker) 프로젝트 발주와 에이전시 선정에 최종 결정권을 가진 사람입니다. 보통 CMO, 마케팅 디렉터, 사업 담당 임원 등이 해당합니다.
니즈 파악 미팅 (Discovery Meeting) 클라이언트의 진짜 고민과 요구사항을 깊이 이해하기 위한 초기 미팅입니다. 제안이 아닌 경청에 집중하는 것이 특징입니다.
포지셔닝 (Positioning) 클라이언트의 마음속에서 "이 프로젝트는 이 에이전시"라는 인식을 심는 전략적 활동입니다. 사전 커뮤니케이션의 최종 목표이기도 합니다.
CRM (Customer Relationship Management) 고객 관계 관리 시스템으로, 모든 클라이언트 접촉 이력, 니즈, 미팅 내용을 체계적으로 기록하고 관리하는 도구입니다.
가치 제공 (Value Delivery) 클라이언트에게 즉각적인 수익을 요구하지 않고, 먼저 도움이 되는 정보, 인사이트, 무료 진단 등을 제공하여 신뢰를 쌓는 전략입니다.
경쟁 구도가 아닌 파트너십 마인드로 접근하세요.
"우리가 최고입니다"보다는 "함께 성공하겠습니다"라는 메시지가 효과적입니다.
전문 용어를 남발하지 말고, 클라이언트의 언어로 말하세요.
복잡한 개념도 쉽게 풀어서 설명하는 능력이 신뢰를 만듭니다.
좋은 질문은 클라이언트 스스로 문제를 명확히 하게 만듭니다.
"어떤 결과를 기대하시나요?"보다 "성공을 어떻게 정의하시나요?"가 더 깊은 대화를 이끕니다.
"자료 보내드리겠습니다"라고 했으면 24시간 내 반드시 전달하세요.
작은 약속을 지키는 것이 큰 신뢰를 만듭니다.
모든 미팅 내용, 클라이언트 니즈, 다음 액션을 CRM에 즉시 기록하세요.
팀원 누구라도 히스토리를 파악하고 일관된 커뮤니케이션을 할 수 있어야 합니다.
적합하지 않은 프로젝트에 시간을 낭비하면 정작 중요한 기회를 놓칩니다.
선택과 집중이 핵심입니다.
클라이언트의 니즈를 충분히 파악하기 전에 "저희가 해결해드리겠습니다"라고 하면 오히려 신뢰를 잃습니다.
먼저 듣고, 이해하고, 그 다음에 제안하세요.
"우리 회사는 20년 경력, 수상 경력 다수"보다는 "귀사의 XX 과제를 이렇게 해결할 수 있습니다"가 훨씬 효과적입니다.
첫 미팅 후 연락이 끊기면 모든 노력이 물거품이 됩니다.
정기적인 터치포인트를 유지하세요.
다른 에이전시를 깎아내리는 것은 오히려 자신의 품격을 낮춥니다.
자신의 강점에 집중하세요.
지금 당장 엑셀이나 노션을 열고, 우리 에이전시와 잘 맞을 것 같은 클라이언트 10개를 리스트업 해보세요.
업종, 규모, 최근 뉴스를 간단히 메모하세요.
LinkedIn 연결 요청이든, 이메일이든, 한 곳이라도 접촉을 시도하세요.
완벽한 메시지를 기다리지 말고, 진심 어린 첫 걸음을 내딛는 것이 중요합니다.
이미 만난 클라이언트가 있다면, 그동안의 대화 내용을 정리하세요.
다음 접촉 시 "지난번 말씀하신 XX 기억하시죠?"라고 시작할 수 있습니다.
2025년, RFP 경쟁은 더욱 치열해질 것입니다.
하지만 전략적인 사전 커뮤니케이션으로 충분히 승산을 높일 수 있습니다.
에이달은 10년 이상의 디지털 마케팅 경험을 바탕으로, 클라이언트와의 관계 구축부터 제안서 작성, 프로젝트 수행까지 전 과정을 함께합니다.
"제안서를 쓰기 전에, 먼저 관계를 만듭니다."
이것이 에이달의 철학입니다.
에이달의 전문가가 귀사의 상황을 분석하고, 맞춤형 전략을 제안해드립니다.
📞 전화: 02-2664-8631 📧 이메일: master@adall.co.kr 📍 오시는 길: 서울특별시 강서구 방화대로31길 2, 5~6층
지금 바로 연락주시면, 2025년 RFP 성공 전략 체크리스트를 함께 검토해드립니다.
에이달과 함께라면, 다음 RFP는 성공입니다.
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