RFP 예산·견적 산정 가이드: 과업분해·원가·가격평가 확인

RFP 견적은 경쟁사의 가격을 추측해 총액을 정하는 작업이 아니다. 제안요청서의 과업·산출물·인수 기준을 작업 단위로 나누고, 필요한 인력과 직접비·간접비·세금·위험 가정을 합산한 뒤 공고의 가격평가 방식과 일치하는지 확인하는 과정이다.

먼저 공고 문서의 우선순위를 맞춘다

같은 협상에 의한 계약이라도 과업과 평가표는 공고마다 다를 수 있다. 입찰공고, 제안요청서, 과업지시서, 가격제안 서식, 질의응답과 정정공고를 한 폴더에 모으고 최신본을 표시한다. 문서끼리 금액 단위, 부가가치세 포함 여부, 수행 기간, 산출물 수량이 다르면 임의로 선택하지 말고 발주기관에 질의한다.

협상에 의한 계약체결기준은 제안요청서와 제안서의 정의, 제안서 평가와 협상 절차의 공통 기준을 제공한다. 다만 실제 제출물과 배점은 해당 공고의 제안요청서·세부 평가기준을 우선 확인해야 한다.

과업을 견적 가능한 단위로 쪼갠다

RFP 문장을 그대로 비용 항목으로 옮기면 빠진 일이 생긴다. 요구사항 → 활동 → 산출물 → 담당 역할 → 검수 조건 순서로 작업분해 구조(WBS)를 만든다. 예를 들어 캠페인 운영은 기획 한 줄이 아니라 현황 분석, 매체 계획, 소재 기획·제작, 계정 설정, 모니터링, 보고, 수정과 종료 인수인계로 나뉜다.

각 작업에는 다음을 적는다.

• 필요한 역할과 투입 기간
• 발주기관의 승인·자료 제공 같은 선행 조건
• 외부 구매·촬영·인쇄·출장 등 직접비
• 수정 횟수보다 명확한 검수 범위와 변경 절차
• 다른 과업과 공유되는 인력·장비의 배분 기준

원천 문서가 모호할 때는 넉넉한 비율을 임의로 더하지 않는다. 어떤 조건에서 비용이나 일정이 바뀌는지 가정표로 분리하고, 질의 결과를 반영해 기준선을 갱신한다.

원가표와 고객 제출용 가격표를 연결한다

내부 원가표는 의사결정 근거이고 제출 서식은 발주기관이 비교·평가하는 문서다. 두 표의 합계와 항목 범위가 일치해야 한다.

1. 직접 인건비는 역할별 작업과 투입 근거에서 계산한다.
2. 외주·재료·장비·출장처럼 과업에 직접 귀속되는 비용을 분리한다.
3. 프로젝트 관리, 공용 도구 등 간접비는 회사 회계 기준에 따라 일관되게 배분한다.
4. 불확실성은 숨은 이윤이나 일괄 버퍼가 아니라 조건·영향·대응으로 기록한다.
5. 부가가치세 포함 여부와 면세 항목 가능성을 공고·회계 담당자에게 확인한다.
6. 유지보수와 추가 변경은 본 과업에 포함되는 범위와 별도 범위를 나눈다.

공공 계약의 예정가격을 검토할 때는 예정가격 작성기준과 해당 사업에 적용되는 원가계산 방식·공고 조건을 함께 본다. 모든 RFP에 같은 일반관리비나 이윤율을 기계적으로 적용해서는 안 된다.

가격평가를 총액 할인 문제로 보지 않는다

가격평가는 공고에 첨부된 배점과 산식으로 계산해야 한다. 기술 제안이 요구하는 인력·품질·일정을 그대로 둔 채 총액만 낮추면 수행 단계에서 손실이나 품질 저하가 발생할 수 있다. 반대로 내부 원가만으로 가격을 정하고 가격평가 결과를 확인하지 않으면 제안 전략과 평가표가 분리된다.

제출 전에는 제안 가격, 가격평가 시뮬레이션, 예상 원가, 조건별 손익 네 칸을 나란히 놓는다. 경쟁사 가격이나 예정가격을 알 수 없는 경우에는 확인되지 않은 값을 사실처럼 채우지 않고 범위별 민감도만 본다. 기술 제안의 인력표·일정표·산출물표와 가격표의 수량도 서로 대조한다.

변경과 위험을 견적에 드러낸다

범위 변경이 비용과 일정에 미치는 영향을 확인한다. 발주기관 자료 지연, 승인 단계 추가, 현장 수 증가, 원본 데이터 품질, 외부 시스템 연동처럼 비용에 영향을 주는 조건을 위험대장에 적는다.

위험비를 넣었다면 무엇을 대비하는 금액인지 내부 기록이 있어야 한다. 제안서에는 비용을 부풀리는 문구가 아니라 범위와 변경 기준을 명확히 적는다.

제출 직전 교차 검증

• 최신 공고와 정정공고를 반영했는가
• 필수 과업과 산출물이 WBS에 모두 연결됐는가
• 가격표 합계, 공급가액, 세액, 총액이 일치하는가
• 인력·기간·수량이 기술 제안과 가격 제안에서 같은가
• 제외 범위와 발주기관 제공 조건이 명확한가
• 가격평가 산식을 실제 제출 금액으로 다시 계산했는가
• 승인받지 않은 할인이나 근거 없는 성공률을 쓰지 않았는가

제안서 구조와 근거를 함께 점검하려면 공공기관 RFP·제안요청서 작성 가이드를 이어서 확인할 수 있다. 사이트의 관련 공개 정보는 마케팅 페이지에서 확인할 수 있다.

좋은 견적은 가장 낮은 금액이 아니라 요구사항, 수행 방법, 가격표, 변경 조건이 서로 설명되는 견적이다. 이 연결이 남아 있어야 질의·협상·착수 이후에도 같은 기준으로 범위를 관리할 수 있다.